DESARROLLO
DE LA PROPUESTA
De acuerdo al diagnóstico
realizado en la entidad, y verificando las falencias que existen en la misma,
se procedió a dar solución a estas, como se había mencionado en la propuesta,
se deben utilizar, para digitalizar documentos, aparatos de escaneo que
garanticen una alta calidad a la hora de realizar este proceso, junto con la ya
mencionada máquina de escaneo marca canon DR-M1060, también existen muchos otros que también
garantizan legibilidad a la hora de escanear, como el canon DR-X10C, o el Kodak
i4600.
Se procedió a aplicar el proceso de escaneo
de documentos, primordialmente se debe aplicar este procedimiento a los
documentos más antiguos o los que tengan algún grado de descomposición, al usar
maquinas sofisticadas como las ya mencionadas, los documentos pueden editarse
con el fin de su información sea más legible a la hora de su acceso, y
convirtiéndolos en formatos PDF, JPG, PNG, entre otros, sin olvidar que todo
este procedimiento debe ir acorde con la normatividad legal vigente y
procedimientos reglamentadas para tal fin.
Asimismo se elaboró una base de datos donde
se almacenen, de una manera ordenada y acorde con sus oficinas o dependencias
de cada entidad, los documentos escaneados, y la hora de verificar y registrar
esta información, es necesario implementar cuadros de clasificación, como las
mencionadas T.R.D. (Tabla de Retención Documental), estas se elaboraran, en
primer lugar, compilando toda la información institucional contenida en
disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura
organizacional, organigrama vigente, resoluciones, funciones y manuales de
procedimientos, analizándola e identificando valores primarios y/o secundarios,
Conformar series y subseries con sus respectivos tipos documentales, sus
tiempos de retención y su valoración teniendo en cuenta la frecuencia con que
se es consultada su información, este proceso se aplicara bajo la modalidad de
muestreo y se tendrá en cuenta el porcentaje de documentos a conservar,
finalmente y al ser aprobada, el representante legal expedirá el acto
administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores
públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.
Además se elaboró un cuadro de clasificación
documental (C.C.D.), teniendo en cuenta el listado de todas las series y subseries
documentales con su correspondiente codificación, permitiendo así también la
clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones
documentales.
Luego de este procedimiento, se elaboró el
FUID (Formato Único de Inventario Documental), en este cuadro se debe tener en
cuenta la entidad remitente, la entidad productora, la unidad administrativa,
el objeto por el cual se elaborara la misma, la oficina productora, códigos,
nombre de series, subseries o asuntos, fechas extremas (fecha inicial y fecha
final del expediente), unidades de conservación (Caja, Carpeta, Tomo, etc),
numero de folios, si hay soportes diferentes al papel (microfilmes, videos,
casetes, soportes electrónicos, soportes electrónicos, etc), Frecuencia de
consulta, datos relevantes (Notas), y los responsables de su elaboración,
entrega y de quien recibió el inventario, estas tablas se elaboraran en Excel y
siguiendo los reglamentos y la normatividad implementadas para la elaboración y
el uso de ellas.
También es necesario aplicar el uso de la
nube (google drive, Dropbox, One Drive, etc), para garantizar que la
información este lo más segura posible (en caso de ser confidencial), y que se
pueda tener acceso desde cualquier sitio y que no dependa solo de la PC, ya que
esta, como todos los aparatos o medios, pueden sufrir problemas técnicos.
Ya al conservar los documentos en físico, se
tendrá en cuenta los procedimientos establecidos según la normatividad legal
vigente, se almacenaran teniendo en cuenta el acuerdo 006 de 2014,este hace
referencia a la conservación de documentos de la ley 594 de 2000, cuya
finalidad es establecer las directrices en lo referente al tema de conservación
y preservación de documentos, junto con el acuerdo 008 de 2014, referente a las especificaciones técnicas y los requisitos
para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la
función archivística, se tendrá en cuenta el acuerdo 049 de 2000, donde se
especifica paso a paso, como deben ser las condiciones de edificios
y locales destinados a archivos, su ubicación, estructura, capacidad,
distribución, diseño, medida y composición de las estanterías, contenedores,
condiciones ambientales, iluminación, entre otros, y el acuerdo 050 de 2000, en
este se planifican los métodos de prevención de documentos en situaciones de
riesgo, adoptando medidas como Detectores automáticos de humo o de calor conectados
con servicios exteriores de urgencia, personal de vigilancia, sistemas de extinción de fuego
con asesoría de bomberos: extinguidores manuales, sistemas de extinción
fijos, Puertas cortafuego, mantenimiento de instalaciones eléctricas y adecuadas
salidas de emergencia.
ANEXOS
ILUSTRACIONES
1.
APARATOS DE ESCANEO DE DOCUMENTOS
1.1
Escáner Canon DR-M1060
1.2. Escáner Canon DR-X10C
1.3 Escáner Kodak i4600
2.
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (T.R.D.)
3.
FORMATO CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
(C.C.D.)
4. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (F.U.I.D.)
5.
CONSERVACION DOCUMENTOS EN SOPORTE FISICO
5.1 Limpieza de Documentos
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